Så här använder du fältbiologmailen och Google Drive

Att använda fältbiologmailen och Google Drive

Klubbar, nätverk och förtroendevalda i Fältbiologerna har möjlighet att få en fältbiologkonto (t.ex hackspettsklubben@faltbiologerna.se). Då blir det enklare för nya medlemmar och andra att kontakta er.

Hör av dig till kansliet så får ni en sådan. Mailadressen är en Gmail.

Inställningar för mailen

Antingen kan du slå på notiser när det kommer nya mail eller vidarebefordra till en privat mailadress.

För att vidarebefordra till en privat mejladress klickar du på Inställningar i mailen–> ”kugghjulet”→ Vidarebefordran och POP/IMAP → Lägg till en adress för vidarebefordran.

Andra tips och knep för Gmail

Om ni är flera -utse en med ansvar för mailen

För att undvika krångel med login är det smidigaste om ni i klubben utser en person som har mejlansvar, och lägger in den personens telefonnummer och epostadress som återställningsadresser. Det gör ni under hantera konto → säkerhet → såhär kan vi verifiera din identitet. Om ni vill byta mejlansvarig under året ändrar ni bara återställningsadress och nummer där.

Ibland kan Gmail (som är programmet vi har våra mejlkonton i) krångla ifall det är flera olika personer som använder samma mejlkonto och loggar in från flera olika enheter. Gmail kräver då att man ska verifiera sin identitet via ett telefonnummer eller återställningsmejladress. Den inställningen går tyvärr inte att få bort.

Är ni flera som använder kontot kan ni lägga till fler återställningsnummer under Konto –> säkerhet

Om ni inte alls kommer in på ert mejlkonto, skriv till kansliet så kan vi hjälpa er återställa lösenordet.

Kontakta kansliet

Google Drivekonto

Alla som har ett fältbiologkonto har också en egen mapp på Fältbiologernas Drive, som ni kan använda er av för att samla protokoll eller andra dokument om ni vill. När klubben bildas sätter kommunikatören upp en grundstruktur för er Drivemapp, med mappar för årsmöten, styrelsemöten m.m (men det är så klart fritt fram att byta om ni föredrar något annat). Det underlättar mycket att hålla ordning bland de dokument ni arbetar i, inte minst vid överlämning till framtida styrelser.

I Google finns många smarta funktioner, såsom att göra anmälningsformulär till aktiviteter. I vår Drive finns en del mallar för dokument, presentationer och anmälningsformulär som ni gärna får använda. Klicka då på symbolen för att skapa dokument, håll muspekaren över den dokumenttyp ni vill skapa (t.ex Google Presentation) och välj alternativet “Från en mall” i rullmenyn som kommer upp.

Några tips om anmälningsformulär

Om du ska göra ett anmälningsformulär för en aktivitet så finns det några inställningar som kan vara bra att ha koll på:

För att vem som helst (och inte bara kanslister, förtroendevalda och klubbstyrelser) ska kunna anmäla sig till er aktivitet: När du är inne i ditt formulär och redigerar, gå till Inställningar → Svar och avmarkera “Begränsa användare i Fältbiologerna och dess betrodda organisationer”

När du ska skicka formuläret (eller lägga ut det i ett event på hemsidan eller liknande), tryck då på knappen “Skicka” och symbolen för länk (liknar ett gem). Kopiera den länken och lägg ut. Om du istället kopierar länken från det vanliga adressfältet (som man oftast gör när man vill dela en länk med någon) så hamnar folk på redigeringssidan och kan inte fylla i formuläret.

Obs! När ni skapar ett anmälningsformulär för en aktivitet där ni samlar in personuppgifter, så behöver det formuläret raderas efter att aktiviteten är klar. Gå sedan till Papperskorgen och radera formuläret igen. För att följa GDPR (en lag om att skydda personuppgifter) ska vi nämligen undvika att medlemmars personuppgifter blir liggande i gamla dokument.

Tips och knep för Google Drive

Fler kommunikationsverktyg

24 november 2022

Skriv en debattartikel

Läs mer